“Loro sono 10.000. E io sono solo! Come faccio a dare retta a tutti?”
Ho dimenticato ormai quante volte ho sentito dire questo da un Procurement Manager! Se sei un Procurement Manager, scommetto che l’hai detto almeno una volta nella tua vita!
Quella frase racchiude tutta la frustrazione dei professionisti del procurement che si trovano in netta inferiorità numerica rispetto ai loro stakeholder interni e che quindi trovano molto difficile gestire il loro rapporto con loro!
Comprendo perfettamente la difficoltà di mappare e raggiungere la moltitudine di stakeholder, così come comprendo la difficoltà di bilanciare le diverse esigenze. Questo è qualcosa che rischia di scoraggiare anche il Procurement Manager più impegnato.
Ma è anche vero che uno Stakeholder Management efficace è diventato sempre più vitale, anche se spesso vengono fatti pochi sforzi per capire come interagire in modo costruttivo con gli stakeholder.
In che modo le organizzazioni possono portare avanti uno Stakeholder Management efficace?
Cominciamo a chiarire …
Chi sono I tuoi stakeholder
Uno stakeholder è una persona che ha un interesse nel risultato di un progetto. Non importa la sua funzione o reparto. Essere uno stakeholder non dipende dal posto di una persona nell’organigramma o dalla sua job description. Per capire chi sono gli stakeholder di un progetto è necessario guardare a cosa accade nella pratica.
Gli stakeholder possono essere in qualsiasi angolo di un’organizzazione.
Perché lo Stakeholder Management è importante
L’importanza di uno Stakeholder Management efficace è cresciuta di pari passo con l’aumento della complessità interna delle organizzazioni.
Anche nelle organizzazioni più grandi e più strutturate, gli organigrammi, le policy e le procedure non rappresentano pienamente la realtà di come le responsabilità e gli ambiti di competenza sono assegnati all’interno dell’organizzazione stessa.
Sono un buon inizio ma non conclusivo poiché le interazioni nella vita reale avvengono in un modo più informale, e talvolta più nebuloso, di quanto qualsiasi organigramma o procedura possa mai catturare.
Gestire qualsiasi progetto in queste condizioni può rivelarsi estremamente impegnativo.
Le cose si fanno sempre più difficili quando si aggiunge il “fattore umano” al quadro complessivo. Le persone portano una gamma completa di emozioni e sentimenti sul posto di lavoro, così come i loro desideri e desideri sul loro lavoro, obiettivi di carriera e vita personale.
E, piaccia o no, proprio queste emozioni e sentimenti guidano molti dei comportamenti che vediamo in un contesto lavorativo e possono influenzare direttamente o direttamente il risultato di un progetto o di un’attività.
È facile capire perché l’effetto combinato di confini organizzativi poco chiari e impatto emotivo può trasformare qualsiasi progetto nella proverbiale gatta da pelare.
Per raggiungere dei risultati, è quindi necessario coinvolgere gli stakeholder a un livello diverso,
Stakeholder Management efficace in 3 passi
Lo Stakholder Management è in parte arte in parte scienza. Arte perché non esiste una ricetta perfetta universalmente valida. E ogni persona può interpretarlo a seconda dell’organizzazione e della sua cultura. Scienza perché ci sono alcuni strumenti e approcci che possono rendere più facile e agevole il tuo cammino.
Personalmente ho trovato vantaggioso il seguente approccio:
- Mappa – L’identificazione degli stakeholder deve essere la prima attività da eseguire alla partenza di ogni nuovo progetto. E nel corso del progetto, una revisione regolare degli stakeholder coinvolti sarà essenziale per garantire che nessuno venga trascurato e che tutti siano adeguatamente coinvolti. La mappatura degli stakeholder è un lavoro di squadra. Confrontati con i membri del tuo team e assicurati che nessuno venga dimenticato. Ricorda: potresti dimenticare uno stakeholder, ma lui non ti dimenticherà mai! Per mappare gli stakeholder, inizia a pensare a coloro che hanno un interesse evidente nel progetto ed estendi poi la tua riflessione a coloro che sono meno impattati. Una volta che hai un’idea chiara di chi è impattato, puoi lavorare sulla migliore strategia di coinvolgimento. Il coinvolgimento precoce degli stakeholder è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto/iniziativa: le loro voci vengono ascoltate sin dall’inizio e sosterranno il progetto da subito e l’implementazione complessiva sarà più agevole.
- Conosci – Quali sono le motivazioni, i bisogni e i desideri di queste persone? Connettiti con gli stakeholder a un livello più umano, stabilendo con loro un rapporto personale. Ricordi il “fattore umano” di cui abbiamo parlato prima? Empatia e Ascolto Attivo sono qualità vitali per i moderni professionisti del Procurement. Attraverso l’Empatia e l’Ascolto Attivo, il Procurement Manager sarà in grado di guardare oltre la superficie e di indagare le motivazioni e le esigenze più profonde degli stakeholder, e comprenderà meglio come affrontare le loro preoccupazioni e dubbi. Il Procurement Manager deve cercare prima di capire e solo dopo di essere capito. L’altra parte sarà più disponibile a collaborare e ad ascoltare un altro punto di vista se sentirà che i suoi bisogni sono considerati e valorizzati.Una connessione positiva con gli stakeholder, quindi, genera benefici a diversi livelli. A un livello più fondamentale, garantisce che il progetto in questione abbia successo e sia supportato dagli stakeholder. Ad un livello superiore, aiuta il professionista del Procurement a creare una rete informale all’interno dell’organizzazione, rafforzando i legami che ha con i propri colleghi e accrescendo la propria reputazione e quella del dipartimento Procurement.
- Coinvolgi – questo è l’ultimo passaggio per uno stakeholder management efficace. Sotto questo aspetto, Human Centered Design è il miglior modo per andare avanti. Il Design Thinking e i workshop forniscono il processo e gli strumenti per tenere conto degli interessi dei diversi gruppi di stakeholder. Il processo di Design Thinking può essere utilizzato efficacemente per affrontare una sfida specifica o un’esigenza degli stakeholder. Con i suoi momenti di pensiero divergente e pensiero convergente crea l’ambiente perfetto in cui vengono generate nuove e originali soluzioni. I workshop sono il modo perfetto per includere gli stakeholder nella conversazione in modo coinvolgente, divertente ed efficace, supportando la co-creazione della soluzione con le persone che useranno la soluzione stessa. Il coinvolgimento passa anche attraverso un flusso di comunicazione continuo e diretto tra tutte le parti impattate per evitare incomprensioni e problematiche e tenerle aggiornate sullo sviluppo del progetto.
Una buona comunicazione significa anche capire quali sono i bisogni informativi dei diversi gruppi di stakeholder e quali sono gli strumenti migliori per veicolarli.
Se vuoi che il tuo progetto abbia successo, diventa un vero “Stakeholder Whisperer”!
Se vuoi saperne di più sull’utilizzo dello human-centered design nel mondo del Procurement, guarda i miei altri blog sull’argomento:
La nuova alba del Procurement: rilanciare il business con una pertnership per la crescita
Fare la differenza con il procurement di servizi
Policies by design: 5 passi per migliorare la gestione delle policies interne
Questo articolo è stato inizialmente pubblicato sul blog di YourCPO: leggi qui!
