Clara è una Frequent Traveller: di solito viaggia più di dieci giorni al mese. Prenota il suo viaggio attraverso l’app di prenotazione fornita dalla sua azienda. Scegli i servizi necessari per il viaggio e addebita i costi sulla carta di credito messa a disposizione tramite il fornitore di strumenti di pagamento dell’azienda. Lei sa conosce molto bene la Policy, ma l’app le ricorda quali sono le regole e le mostra solo le opzioni all’interno della Policy. L’app sa anche quali sono le sue preferenze di viaggio e le evidenzia ogni volta che esegue una ricerca.
È soddisfatta della Travel Policy aziendale e, in generale, del modo in cui la sua azienda ha organizzato la Business Travel Experience. È stato uno dei fattori che ha preso in considerazione quando ha accettato l’offerta di lavoro. La sua azienda presta molta attenzione alle sue esigenze e a quelle dei suoi colleghi. Come Frequent Travellers, la policy consente loro alcuni vantaggi e ciò rende la loro vita molto più facile.
Inoltre, anche durante il viaggio tutto è semplice. Tutti i documenti di cui ha bisogno sono nell’app e, con il suo smartphone, scansiona e ricevute per le altre spese. La gestione delle spese è veramente semplice adesso!
In un’altra stanza, Francesca, la Travel Manager dell’azienda sta esaminando i rapporti più recenti che ha elaborato grazie ai sistemi di reporting. I costi sono sotto controllo. Anche il CFO è soddisfatto dei risultati. Stanno iniziando a preparare il nuovo budget, ed è bello sapere che possono contare su stime affidabili.
Francesca sta inoltre pianificando il prossimo round di sourcing: ci sono nuovi progetti all’orizzonte che hanno delle specifiche esigenze in termini di viaggi.
Sogno o realtà?
In molte aziende, i viaggi di lavoro non sembrano un sogno. Al contrario, a volte, sono più un incubo!
Ogni volta che dico alla gente del mio lavoro come consulente che fornisce consulenza alle aziende nell’area del Business Travel, le reazioni sono tutte uguali. Cominciano a raccontare le loro storie dell’orrore su come Business Travel (non) funziona nelle loro aziende!
Ma anche nelle situazioni più difficili, il Business e i Viaggi non possono fare a meno l’uno dell’altro: è una sorta di rapporto di amore-odia, la cui storia è antica quanto quella dell’uomo.
L’evoluzione del Business Travel
Dal momento in cui i nostri antenati iniziarono a coltivare e produrre i primi utensili, capirono che avevano qualcosa di prezioso, che poteva essere scambiato con prodotti e altri strumenti di altre comunità. I primi mercanti nella storia dell’umanità partivano allora nel loro primo viaggio d’affari.
Nel Medioevo, Marco Polo e altri coraggiosi mercanti viaggiavano lungo la Via della Seta per scambiare i loro beni e riportare in Europa preziosi carichi di seta, spezie e altre meraviglie allora sconosciute.
Fu al lato della Via della Seta che iniziò a svilupparsi la prima serie di sistemi di supporto per i “viaggiatori d’affari”. Il “Caravanserraglio” fece la sua comparsa nel mondo fornendo alloggi, ristoranti e trasporti (cammelli!).
Le imprese moderne non commerciano più sulla Via della Seta, ed i loro viaggiatori non dormono in un “Caravanserraglio”, ma le regole del gioco non sono cambiate molto.
Il mondo del business ed il mondo del Business Travel sono cresciuti mano nella mano: le nuove tecnologie (ferrovie, automobili, aerei, internet) hanno aperto nuove opportunità di mercato e le aziende chiedono di conseguenza di più ai loro fornitori di viaggi.
Le aziende si sono sviluppate; sono entrate in nuovi mercati e hanno creato relazioni strategiche importanti con aziende di altri paesi. Hanno clienti in molti paesi e i loro dipendenti viaggiano frequentemente per incontrarli. Vogliono essere lì per i loro clienti quando ne hanno bisogno.
E nonostante gli sviluppi tecnologici, che hanno reso disponibili soluzioni più intelligenti, poche persone preferiscono una conferenza o una videochiamata: il valore della relazione personale è considerato insostituibile.
Ed oggi?
Una ricerca mostra che circa il 28% delle vendite esistenti potrebbe andare perso senza incontro di persona e che il tasso di conversione da potenziali clienti è di circa il 40% con incontri di persona e diminuisce rapidamente al 16% senza incontri di persona.
E tutti sono d’accordo sul fatto che un viaggio di lavoro produttivo può portare enormi vantaggi al business.
Eliminare i viaggi d’affari potrebbe costare a una società il 17% dei suoi profitti, e ci vorranno circa 3 anni per recuperare i profitti (Oxford Economics, settembre 2009). E più in generale, le ricerche mostrano che i viaggi di lavoro generano un ROI del 10% (WTTC, Business Travel: a catalyst for economic performance. Significa che per ogni dollaro investito in Business Travel, in media le aziende ottengono vendite incrementali di 10 dollari. Un incredibile tasso di rendimento che vale 10: 1!
I viaggi di lavoro sono diventati importanti e, in molte situazioni, sono diventati fondamentali per raggiungere gli obiettivi strategici. Ciononostante, è curioso vedere quante aziende sembrano non prestare un’adeguata attenzione e non si concentrano sullo sviluppo della giusta infrastruttura che possa supportare i propri Viaggiatori e il loro Business in modo più efficiente, efficace e soddisfacente.
E per molte aziende, questo ha rapidamente causato l’obsolescenza del loro Business Travel Program (ovvero tutti gli strumenti, i processi e i servizi che sono predisposti per consentire ai dipendenti di gestire un viaggio), causandone l’inadeguatezza rispetto alle nuove esigenze aziendali. Il Travel Program diventa così sempre più alle numerose sfide emergenti del settore.
Le odierne sfide del Business Travel
Il Business Travel è caratterizzato da molte parti che si incastrano tra di loro e, di conseguenza, averne la visione d’insieme è complicato e richiede molto tempo.
Le sfide più urgenti sono:
Adeguatezza ai bisogni del business: il business cambia e di conseguenza dovrebbe cambiare il Business Travel Program. Nuovi progetti, l’espansione di un’azienda in nuovi mercati potrebbero generare un aumento della domanda di viaggi di lavoro e potrebbe anche causare un cambiamento nel modo in cui i servizi di viaggio di affari devono essere acquistati. Basti pensare a un grande progetto che sposta un gruppo di persone per un determinato periodo verso una destinazione completamente nuova. Rischia di rivelarsi un incubo logistico, anche se molto raramente il Travel Manager o qualsiasi altro responsabile dell’organizzazione del Business Travel è coinvolto tempestivamente quando sono pianificati queste nuove attività. Le conseguenze sono facili da intuire: il Travel Program non sarà adatto a questa nuova situazione, con conseguente inefficienza e viaggiatori frustrati! Il ritmo accelerato del cambiamento nel mondo degli affari di oggi rende la sfida “adeguatezza al business” sempre più rilevante.
Persone: il moderno Business Traveller cerca un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Vuole utilizzare gli stessi strumenti che usa per i suoi viaggi personali e vuole cegliere tra una selezione più ampia di hotel e compagnie aeree. La flessibilità è un elemento essenziale nell’equazione. I millennial (e non solo loro) esaminano la loro Travel Policy dei futuri datori di lavoro prima di prendere una decisione. Il sacrificio di natura personale del viaggiatore d’affari è il più delle volte trascurato e il livello di engagement con l’azienda delle persone può rapidamente diminuire come risultato di una Travel Policy percepita come non corretta. La Travel Policy sta diventando uno strumento per attrarre e mantenere le persone migliori.
Comprensione delle spese di viaggio effettive: molteplici canali di prenotazione, prenotazioni al di fuori della Policy, spese di viaggio extra come pasti, taxi, trasporti locali e costi pagati con le carte di credito aziendali sono fonte di grande difficoltà nel ricostruire il quadro generale delle spese di viaggio. Aggiungete a ciò, costi nascosti che investono l’intera organizzazione; sono dispersi tra i diversi budget e dipartimenti così come i costi derivanti dal processo di prenotazione, gestione dei reports, i pagamenti e la tesoreria.
Processi: processi manuali e inefficienti assorbono una grande quantità di risorse e sono per lo più trascurati. Pensate al tempo trascorso a chiedere informazioni alla Travel Management Company e all’emissione di un biglietto o al tempo impiegato da un dipendente per compilare un nota spese.
Come avrete sicuramente già colto, in queste condizioni è quasi impossibile avere una piena visibilità dei costi di viaggio. E un reporting tempestivo e preciso è piuttosto impegnativo da ottenere e talvolta richiede uno sforzo umano significativo.
Sicurezza dei dipendenti: la sicurezza (il cosiddetto Duty of Care) dei dipendenti che viaggiano per lavoro è diventata sempre più importante per tutte le società. È fondamentale che le aziende forniscano linee guida esplicite per tutti i viaggiatori.
Sei pronto per il domani?
Il ritmo del cambiamento e della globalizzazione è profondamente accelerato e questo ha guidato lo sforzo di ogni organizzazione per rimanere competitiva sul mercato e rilevante per i suoi clienti.
Le decisioni devono essere prese rapidamente, sfruttando informazioni tempestive e complete e assicurando che l’intera organizzazione sia allineata con gli obiettivi generali dell’azienda.
Il business cambia così velocemente che garantire la Business Travel Experience soddisfa le crescenti e mutevoli esigenze della tua azienda è fondamentale.
Inoltre, la complessità interna delle organizzazioni rispecchia a complessità esterna del settore dei viaggi di lavoro, in cui le nuove tecnologie e gli strumenti si sviluppano e nuove tendenze emergono a una velocità incredibile.
Tenere il passo con questa complessità potrebbe rivelarsi molto difficile, e i costi continuano ad aumentare e il rischio per il business insieme a loro.
Come ci arriviamo?
Con un approccio Traveller’s centric! Si tratta di un approccio completamente diverso in cui tutto parte dal Business Traveller e che consente alle organizzazioni di affrontare al meglio le del mondo di oggi e ottenere la migliore Business Travel Experience – il sogno!
Quest’approccio guarda oltre il risparmio sui costi e lavora, in modo olistico, su tutti gli aspetti (end-to-end) della categoria per produrre risultati duraturi.
Chiamo questo approccio “People Friendly Business Travel”.
I pilastri di tale strategia sono:
- Iniziate con il viaggiatore (e tutti gli stakeholder) in mente
Progettate una Business Travel Experience tenendo conto delle esigenze e dei problemi dei viaggiatori. Coinvolgete i viaggiatori e le altre parti interessate nel processo di creazione della Travel Experience dell’organizzazione. Questo renderà la Policy più accettabile e per i viaggiatori sarà più immediato conformarsi ad essa.
- Allineatevi agli obiettivi della Società
Progettate una Business Travel Experience in linea con gli obiettivi aziendali e rivedetela regolarmente. L’organizzazione avrà sempre gli strumenti di cui ha bisogno per crescere ulteriormente ed espandersi. Il Business Travel fornirà la giusta leva e non rallenterà il business. Non dimentichiamo mai che il Business Travel crea valore per il Business ed è uno strumento per il Business da usare e non un fine in sé stesso!
- Assicuratevi il supporto della leadership aziendale
Una sponsorizzazione esplicita del programma di viaggio è il primo passo verso il suo successo.
La partecipazione attiva del top management mostrerà che il programma è una priorità per l’organizzazione e che i dipendenti saranno stimolati ad aderire alle regole.
- Nominare il Chief Business Travel Officer Officer dell’organizzazione
Il Chief Travel Experience Officer guiderà la progettazione del programma, la sua implementazione e fungerà da punto focale dell’organizzazione per il programma stesso, e sarà responsabile della promozione di nuove azioni per ottimizzare ulteriormente il Travel Program e monitorerà i risultati nel tempo.
- Utilizzate la tecnologia in modo responsabile e non dimenticate i processi
Il settore sta sviluppando nuova tecnologia a un ritmo incredibile, ma la tecnologia non funziona nel vuoto e aiuta solo quando i processi sottostanti funzionano correttamente. Guardate le possibilità offerte dagli strumenti di prenotazione e l’integrazione con le piattaforme di pagamento e assicuratevi che le informazioni siano puntuali e accurate. Questo costituirà la base per le decisioni dell’azienda!
- Scegliete i partner più adatti
Il settore dei viaggi d’affari è piuttosto complicato e in alcuni casi non ci sono standard generalmente accettati. Negoziate quindi con i fornitori pertinenti o scegliete una delle tante piattaforme che consolidano i servizi di viaggio: sono entrambi percorsi sicuri per creare la migliore esperienza di viaggio di lavoro. Quest’ultima soluzione può portare benefici sostanziali in termini di velocità di attuazione.
- Predisponete un piano comunicazione chiaro
Una comunicazione completa e chiara degli obiettivi del Travel Program, insieme ad un’adeguata educazione e formazione a coloro che sono più direttamente coinvolti nell’organizzazione di viaggi d’affari, sono un passo essenziale per un risultato positivo.
Il mio approccio “People Friendly Business Travel” genera numerosi vantaggi:
- Creazione del miglior Travel Program per la organizzazione rispondendo alle esigenze dei viaggiatori e dell’azienda con risultati continui nel tempo
- Miglioramento della visibilità della spesa e migliore’allocazione delle risorse
- Diminuzione della spesa totale
- Aumento della la produttività dei viaggiatori, mantenendoli al sicuro e soddisfatti.
- Il sogno
Quindi se ritieni che la Business Travel Experience nella tua azienda sia un incubo e vuoi trasformarlo in un sogno, ora hai la risposta al tuo problema: fai della “Traveller’s centricity” il tuo cavallo di battaglia e adotta il mio approccio People Friendly Business Travel.
