Nel corso degli anni come Responsabile Acquisti ho gestito diverse categorie ma il Business Travel ha sempre avuto un posto speciale nel mio cuore.
Penso che la maggior parte dei Responsabili Acquisti non provi gli stessi sentimenti.
Gli svantaggi della professione sono molteplici: le telefonate dei viaggiatori arrabbiati, le persone che cercano di barare sulla policy, le richieste infinite di eccezioni e soluzioni personalizzate. E come dimenticare la natura e il mondo esterno che fanno la loro parte: vulcani che scoppiano in Islanda e causano il blocco del traffico aereo in tre continenti, ondate di calore e tempeste di neve; scioperi e città affollate durante i periodi di fiera.
E poi arriva il momento più temuto nella vita di un Responsabile Acquisti: il budget annuale! “Stiamo spendendo troppo! Come possiamo risparmiare sui viaggi d’affari? ” è il messaggio di disperazione più ripetuto in azienda
E ora, quando dico alla gente del mio lavoro come consulente che consiglia le aziende su come strutturare al meglio i propri viaggi d’affari, le reazioni sono tutte uguali. Cominciano a raccontare le loro storie su come il Business Travel (non) funziona nelle loro aziende, quanto tempo impiegano per cercare ciò di cui hanno bisogno per i loro viaggi perché la loro compagnia di viaggi non opera in maniera efficace, o in che modo il Business Travel influisce sulla loro vita personale. E infine raccontano di quanto siano indaffarate le loro aziende a tagliare i costi, e loro – i viaggiatori – finiscono per dovere correre in aeroporto per riuscire a prendere una coincidenza impossibile o finiscono per dormire in hotel di scarsa qualità.
Ci sono lievi variazioni, ovviamente, ma i temi centrali non cambiano.
È un compito impegnativo organizzare il Business Travel per un’azienda: tanti bisogni e obiettivi diversi, tanti fattori da prendere in considerazione, così tanti attori.
Nonostante ciò provo un senso di contentezza quando gestisco un programma di viaggio per i miei clienti perché so di poter aiutare, so che è possibile fare di meglio, anche nelle organizzazioni più grandi.
Ricordo ancora chiaramente il progetto che ha cambiato per sempre il mio approccio al Business Travel.
A quel tempo lavoravo per un’azienda di telecomunicazioni. Era il 2008 e ci trovavamo di fronte a una delle più difficili crisi economiche degli ultimi 50 anni.
In quel contesto difficile, il gruppo dirigente aveva approvato un piano significativo per contenere e ottimizzare tutti i costi.
Le spese di viaggio furono una delle prime voci che vennero analizzate in quanto mostravano un trend in forte crescita. I costi di viaggio complessivi, infatti, erano aumentati del 38% nel corso di un anno raggiungendo livelli senza precedenti, generando spese aggiuntive per circa 1,5 milioni di euro in soli due mesi !!!
Diventava urgente ribaltare il trend e riportare le spese di viaggio sotto controllo. La tempestività era estremamente critica, poiché qualsiasi ritardo nell’azione avrebbe aggravato ulteriormente la situazione. Era necessario un piano solido e robusto!
Con una spinta decisiva da parte del Comitato Esecutivo Aziendale, un team interfunzionale fu rapidamente creato con rappresentanti di vari dipartimenti. Gli Acquisti (io come responsabile del Business Travel), Pianificazione e Controllo, Comunicazione Interna e Risorse Umane facevano tutti parte del team.
Il team iniziò ad analizzare tutti i dati rilevanti, fornendo preziose informazioni su come risparmiare denaro. Ciascuno dei partecipanti al team diede il suo contributo in base alla sua competenza ed esperienza.
Il team preparò un piano di implementazione mirato e un piano di comunicazione per garantire che qualsiasi azione approvata raggiungesse le persone interessate e che tutti gli strumenti fossero stati aggiornati e pronti.
Una volta che il Comitato Esecutivo ebbe approvato l’intero piano, il team partì con l’implementazione.
Il tempo trascorso dal momento in cui il team fu formato all’inizio dell’implementazione del piano fu di appena 1,5 mesi.
Il piano ottenne i risultati desiderati e, alla fine dell’anno finanziario, l’andamento dei costi fu completamente invertito.
L’obiettivo, apparentemente irraggiungibile all’inizio, fu raggiunto grazie all’azione intrapresa dalla dirigenza dell’azienda, spinta dai dati di qualità sulla spesa. La chiara responsabilità attribuita al team e il coinvolgimento di tutti gli stakeholders durante tutto il processo hanno conferito al piano la struttura e l’autorità adeguate per procedere.
Ma l’attenzione spasmodica ai bisogni dei viaggiatori e dei bisogni del business insieme un chiaro piano di comunicazione fecero la differenza e permisero un piano che poteva essere effettivamente realizzato.
Ricordo che il progetto è stato uno dei più gratificanti della mia carriera, non solo per il ruolo che ho avuto, ma perché ho sentito che qualcosa di importante stava accadendo proprio di fronte a me. Ho apprezzato il modo in cui gli elementi molto diversi si combinavano tra loro creando IL PIANO PERFETTO, e sentivo di essere esattamente dove avrei sempre voluto essere.
La mia prospettiva è cresciuta nel corso degli anni; Ho aggiunto altri pezzi al puzzle. Il mio approccio ha preso forma, ma il suo nucleo risale ai fattori di successo di quel progetto:
- Attenzione alle esigenze dei viaggiatori
- Attenzione alle esigenze aziendali
- Impegno del top management aziendale
- Chiara responsabilità delle attività
- Informazione completa
- Collaborazione interfunzionale
- Comunicazione e gestione del cambiamento
Questi sono gli elementi di un Business Travel Program di successo!
