I meeting virtuali non sono dei meeting tradizionali fatti in videoconferenza. Hanno caratteristiche diverse e la difficoltà di creare una connessione personale tra i partecipanti, le webcam tenute spente, e presentazioni lunghe e noiose ne fanno crollare rapidamente l’efficacia. Con qualche semplice strumento è però possibile massimizzare i risultati dei meeting virtuali e migliorare il modo in cui le persone interagiscono virtualmente, recuperando produttività e riducendo quella che è ormai nota coma la “Zoom fatigue”. Vediamo come!
Pensa alla journey
Un meeting virtuale efficace va costruito avendo in mente i partecipanti, e pensando a come migliorare la loro esperienza prima, durante e dopo il meeting stesso.
Sono quindi cinque gli aspetti principali da tenere in considerazione se si vogliono massimizzare i risultati dei meeting virtuali.
1.La preparazione
Se in ogni meeting la preparazione è importante, per un meeting virtuale diventa indispensabile.
Partiamo dall’obiettivo del meeting. Cosa si vuole ottenere? Cosa ci si aspetta che succeda alla fine del meeting. Troppi meeting sono convocati senza sapere perché lo sono e le discussioni quindi si protraggono senza arrivare ad una vera conclusione. Sapere chiaramente dove si vuole arrivare aiuta a mantenere la discussione entro i giusti binari.
Una volta definito l’obiettivo del meeting è anche più semplice capire chi deve partecipare e definire l’agenda. È opportuno preparare l’agenda dell’incontro con un’indicazione precisa dei tempi e delle persone che devono parlare. Così che tutti sappiano se è necessario partecipare a tutto il meeting o magari partecipare solo a una parte di esso.
La durata di un meeting virtuale non dovrebbe superare i 45 minuti/1 ora. Nel caso sia necessario avere dei meeting più lunghi bisogna prevedere dei break. Infine, il pre-work. È necessario spedirlo in anticipo ai partecipanti, così che possano arrivare preparati.
2. Gli strumenti
Nella gestione di meeting virtuali entrano in gioco 3 diverse famiglie di strumenti.
Cominciamo con gli strumenti di video conferencing. Qui la scelta è ormai molto ampia. Personalmente preferisco Zoom perché, anche quando si condivide lo schermo per presentare, chi presenta può sempre vedere i partecipanti al meeting. La seconda ragione per amare Zoom è la possibilità di aprire delle break-out rooms se si vuole lavorare in sottogruppi
La seconda famiglia di strumenti è costituita dalle online whiteboards. Si tratta di web app che replicano le funzionalità delle lavagne bianche tradizionali. L’utilizzo delle whiteboards virtuali consente di collaborare insieme anche quando si è fisicamente lontani. Il meeting diventa subito più visuale e tangibile. Si supera l’effetto di “parlare all’aria”, migliorandone l’efficacia. Esistono diversi strumenti. I più noti sono Mural, Miro , ma anche un semplice Google doc a cui tutti accedono può servire allo scopo.
L’ultimo gruppo di strumenti di cui vorrei parlare è quello delle app di live polling. Si tratta di strumenti che consentono di raccogliere il feedback dei partecipanti in tempo reale. Si può votare un’idea, rispondere a delle domande, organizzare dei veri e propri quiz. Le possibilità sono moltissime. I tools che trovo più efficaci sono Slido e Mentimeter.
3. Apertura e chiusura del meeting
Sono in assoluto i due momenti più trascurati di ogni meeting: sono però estremamente importanti. L’apertura del meeting (detta anche check-in) serve a che i partecipanti si conoscano e per creare il mindset giusto. È sufficiente coinvolgere i partecipanti in attività semplici e veloci dette Icebreakers per raggiungere lo scopo.
La chiusura del meeting (detta anche check-out) serve per riflettere sui risultati ottenuti e sul processo stesso. È sufficiente utilizzare una online whiteboard e chiedere alle persone di aggiungere dei post-it virtuali per indicare che cosa ha funzionato nel meeting, cosa non ha funzionato, cosa si potrebbe migliorare per avere un’idea precisa di come è andata.
4.Lo svolgimento del meeting
Se avete lavorato bene nei precedenti passi, lo svolgimento del meeting diventa decisamente più semplice. Nei meeting reali la vicinanza fisica aiuta moltissimo a gestire e risolvere eventuali situazioni complicate. Nei meeting virtuali purtroppo diventa difficile cogliere gli input non verbali dei partecipanti (il linguaggio del corpo per capirci). È quindi necessario ovviare stabilendo alcune regole di base durante il meeting. Queste regole possono andare dal tenere sempre accesa la webcam per potersi vedere in faccia, a dire sempre il proprio nome prima di parlare fino ad arrivare a stabilire delle modalità precise per fare le domande ed intervenire.
E’ importante poi considerare che la soglia d’attenzione on line delle persone è molto più bassa che durante meeting di persona. Ciononostante, si continuano a fare dei meeting virtuali il cui unico obiettivo è di presentare qualcosa a qualcuno. Questo va evitato quanto più possibile. Se ci sono dei documenti da condividere, è meglio farli avere prima ai partecipanti (vedi sopra Preparazione). E considerando che ormai tutti posseggono una webcam, è perfettamente possibile che il pre-work sia un video per raccontare un progetto o una presentazione che viene inviato appunto come pre-work.
Il tempo online andrebbe utilizzato quanto più possibile per l’interazione e alla discussione.
5.I ruoli del meeting
L’ultimo aspetto chiave per assicurare l’efficacia di un meeting virtuale è legato alle persone e ai ruoli necessari per farlo funzionare.
È opportuno individuare un time-keeper che assicura che i tempi dell’agenda siano rispettati.
Lo scribe o note-keeper invece prende nota di cosa si sta decidendo così che non vengano perse delle informazioni rilevanti. Per meeting con molte persone è opportuno anche individuare un Tech Geek che possa supportare i partecipanti in caso di problemi tecnici legati allo strumento di videoconferencing e agli altri strumenti usati (vedi sopra Strumenti)
L’ultimo, ma non per questo meno importante, ruolo da assegnare è quello di Facilitatore. Il facilitatore prende la guida del meeting e assicura che segua la struttura concordata e l’agenda. La funzione più importante del facilitatore è quella di assicurare la partecipazione attiva di tutti. Può interpellare le persone singolarmente e chiedere la loro opinione. Il facilitatore può essere anche una persona del team che ricopre quel ruolo nel corso del meeting. È però difficile partecipare ad un meeting e contemporaneamente guidare la conversazione. Per questo esistono Facilitatori professionisti che le aziende possono utilizzare nelle riunioni ed incontri più critici.
Se sei stanco di passare il tuo tempo in meeting lunghi e inutili, e vuoi massimizzare i risultati dei meeting virtuali, contattami pure!
E insieme progetteremo i tuoi meeting al meglio!
Se vuoi saperne di più sulla gestione efficace di meeting virtuali puoi anche guardare i miei video sull’argomento:
I segreti dello smart working – Gestire efficacemente meeting virtuali – Episodio 1
I segreti dello smart working – Gestire efficacemente meeting virtuali – Episodio 2
I segreti dello smart working – Gestire efficacemente meeting virtuali – Episodio 3
I segreti dello smart working – Gestire efficacemente meeting virtuali – Episodio 4
Questo blog è stato inizialmente pubblicato nell’Annuario 2020 di Smart VCO
