Il ruolo del Travel Manager (anche nella versione più ampia di Travel & Mobility Manager) è spesso trascurato e non ancora pienamente compreso.
Anche nelle organizzazioni più grandi, che hanno già iniziato a gestire i loro Viaggi d’affari in modo strutturato, le responsabilità del Travel Manager, le sfide che affronta, i suoi obiettivi e goals, e soprattutto quali sono i vantaggi di avere un Travel Manager oggetto di pura speculazione.
La frequente sovrapposizione di responsabilità con altri dipartimenti o funzioni causa relazioni molto difficili e processi lunghi e poco chiari. La comunicazione sul Travel Program non è sempre chiara e completa, il che porta a incomprensioni con il viaggiatore, che lo allontanano dal programma e all’aumento del livello di stress dell’organizzazione (Io posso trovare tariffe migliori! si sente ripetere il Travel Manager).
Il viaggiatore è sempre più “esperto” dal momento che come consumatore è abituato a comprare servizi di viaggio online. Sceglie quindi consapevolmente di non rispettare la Policy se questo gli consente di aumentare la sua soddisfazione personale, non cosciente delle profonde implicazioni, anche per la sua sicurezza, di questo comportamento
Nel frattempo, il Travel Manager cerca di mediare tutti gli interessi e ottenere il meglio per l’azienda.
Il ruolo di Travel Manager è fondamentale in qualsiasi organizzazione che voglia gestire con successo il proprio Travel Program.
Nonostante ciò, in alcune situazioni, ha difficoltà ad essere ascoltato dal Top Management e a far riconoscere il suo ruolo.
I vantaggi di avere un Travel Manager e le problematiche che un’organizzazione potrebbe affrontare quando non ne ha uno non sempre sono pienamente apprezzati.
Quindi, spero di fare chiarezza su chi sia il Travel Manager, quali sono le attività chiave che svolge con il risultato di un Travel Program efficiente e efficace e di Viaggiatori felici.
La settimana scorso ho condiviso il mio punto di vista su Chi sia il Travel Manager, questa settimana analizzerò invece quali sono i compiti e le responsabilità di un Travel Manager.
Siete pronti?
Cosa
Le responsabilità di un Travel (& Mobility) Manager vanno dall’operatività quotidiana alla strategia di alto livello. In base alla mia esperienza, ho identificato le seguenti attività:
- Strategia
Il Travel Manager sarà responsabile della stesura della Travel Policy. La Travel Policy è un documento chiave in quanto stabilisce il quadro di riferimento e le regole per il funzionamento ottimale del Travel Program. Poiché gli interessi intorno alla Travel Policy sono profondamente radicati nell’organizzazione, il Travel Manager cercherà il supporto delle altre funzioni / dipartimenti interessati per garantire che tutte queste esigenze siano debitamente prese in considerazione. Nella preparazione della Travel Policy, il Travel Manager soddisferà i bisogni dei Viaggiatori con gli obiettivi di controllo dei costi dell’organizzazione e si assicurerà che il programma fornisca un supporto adeguato al business
- Attività Operativa
Le attività operative sotto la responsabilità di un Travel Manager si trovano in due aree diverse.
- Acquisti e contrattualistica
Le attività d’acquisto necessarie (RFx) saranno messe in atto per garantire che tutti gli elementi chiave del programma siano selezionati in base alle esigenze e agli obiettivi del Travel Program. È fondamentale che tutte le attività siano adeguatamente coperte da contratti, in caso di controversie con i fornitori. In base all’organizzazione, questa attività di sourcing e contrattualisti ca potrebbero essere svolte in collaborazione con un dipartimento Acquisti.
- Supervisione delle attività operative quotidiane del BT
Personalmente vedo il ruolo del Travel Manager come strategico. Significa che più che gestire prenotazioni o seguire questioni molto pratiche, il Travel Manager ha una responsabilità di supervisionare delle attività quotidiane per assicurarne il loro regolare funzionamento.
- Strumenti
La produttività, l’efficienza e il controllo del Travel Program sono garantiti dall’implementazione della giusta tecnologia, degli strumenti di pagamento corretti e dei processi più adatti. E la scelta è nelle mani del Travel Manager in accordo con altre funzioni interessate come IT e Finance. Questi tre aspetti sono profondamente interrelati. Mi piacerebbe sottolineare come tecnologia e processi devono andare di pari passo per un’esperienza ottimale. I processi non possono essere forzati su tecnologie non adatte e viceversa. E non ci si può aspettare di risolvere un problema semplicemente introducendo una tecnologia diversa.
- Sicurezza
Predisposizione di misure appropriate per la sicurezza e la sicurezza dei viaggiatori
Nella sempre più incerta situazione globale, avere le misure in atto nel caso in cui qualcosa accada è fondamentale. Non è solo una questione di proteggersi nelle situazioni peggiori come disastri naturali o attacchi terroristici, ma anche di creare una rete di sicurezza per il viaggiatore nel caso qualcosa vada storto: una malattia improvvisa, un passaporto smarrito, bagagli mancanti e così via. È un punto di contatto fondamentale nel Traveller’s Journey ed è fondamentale sapere cosa fare nel caso in cui si verifichi una di queste situazioni, in un momento in cui il viaggiatore è particolarmente sensibile e in una posizione debole.
- Finanza
Supporto al controllo di gestione
Fornire supporto alla funzione Finanza nel processo di budget annuale e nell’aggiornamento delle previsioni infrannuali. Il Travel Manager, d’altra parte, cercherà anche il supporto della funzione finanziaria per convalidare le decisioni che riguardano il programma di viaggio
- Crescita
Nuovi progetti
All’interno di una logica di miglioramento continuo, il Travel Manager deve sempre tenere d’occhio le opportunità di ottimizzazione che si presentano durante tutto l’anno. Allo stesso tempo, guidare la comunicazione del Travel Program in accordo con il dipartimento comunicazione interna e il reparto risorse umane
Comunicazione e Change Management
Per supportare lo sviluppo del Travel Program, il Travel Manager in collaborazione con il Dipartimento di comunicazione interna, troverà i canali più appropriati per trasmettere i messaggi chiave e le informazioni chiave sul Travel Program e le sue evoluzioni e cambiamenti.
E voi quale pensate che sia il ruolo di un Travel Manager? Sarò felice di ascoltarvi!
Volete saperne di più
Questo post appartiene alla serie Anatomia di un Travel Manager:
