Il ruolo del Travel Manager (anche nella versione più ampia di Travel & Mobility Manager) è spesso trascurato e non ancora pienamente compreso.
Anche nelle organizzazioni più grandi, che hanno già iniziato a gestire i loro Viaggi d’affari in modo strutturato, le responsabilità del Travel Manager, le sfide che affronta, i suoi obiettivi e goals, e soprattutto quali sono i vantaggi di avere un Travel Manager rimangono il più delle volte oggetto di pura speculazione.
La frequente sovrapposizione di responsabilità con altri dipartimenti o funzioni causa relazioni molto difficili e processi lunghi e poco chiari. La comunicazione sul Travel Program non è sempre chiara e completa, il che porta a incomprensioni con il viaggiatore, che lo allontanano dal programma e all’aumento del livello di stress dell’organizzazione (Io posso trovare tariffe migliori! si sente ripetere il Travel Manager).
Il viaggiatore è sempre più “esperto” dal momento che come consumatore è abituato a comprare servizi di viaggio online. Sceglie quindi consapevolmente di non rispettare la Policy se questo gli consente di aumentare la sua soddisfazione personale, non cosciente delle profonde implicazioni, anche per la sua sicurezza, di questo comportamento.
Nel frattempo, il Travel Manager cerca di mediare tutti gli interessi e ottenere il meglio per l’azienda.
Il ruolo di Travel Manager è fondamentale in qualsiasi organizzazione che voglia gestire con successo il proprio Travel Program.
Nonostante ciò, in alcune situazioni, ha difficoltà ad essere ascoltato dal Top Management e a far riconoscere il suo ruolo.
I vantaggi di avere un Travel Manager e le problematiche che un’organizzazione potrebbe affrontare quando non ne ha uno non sempre sono pienamente apprezzati.
Quindi, spero di fare chiarezza su chi sia il Travel Manager, quali sono le attività chiave che svolge con il risultato di un Travel Program efficiente e efficace e di Viaggiatori felici.
Nelle prossime settimane coprirò cinque diversi aspetti del ruolo del Travel Manager (Chi, Cosa, Come, Dove e Perché)
Iniziamo quindi con il primo aspetto: Chi!
Chi
Il Travel Manager opera (o dovrebbe operare!) con la ferma convinzione che il programma di viaggi esiste per supportare la crescita e lo sviluppo del business, mantenendo al contempo dipendenti e viaggiatori coinvolti e soddisfatti e i costi sotto controllo.
In quanto tale, il Travel Manager sarà responsabile della creazione e della gestione del Travel Program.
Il Travel Manager è la persona chiave alla base di ogni buon Travel Program. È lui che agisce da catalizzatore del programma assicurandosi che quest’ultimo abbia tutti i componenti più adatti e che quei componenti funzionino perfettamente insieme.
Più specificamente le sue responsabilità sono:
• selezionare i fornitori che alimenteranno il programma di viaggio con i servizi richiesti (TMC, hotel, compagnie aeree, fornitori di sicurezza, strumenti di pagamento, ecc.);
• coinvolgere gli stakeholder per garantire che le loro esigenze e problematiche siano prese in considerazione e opportunamente riferite ai tavoli dove vengono prese le decisioni.
• supportare le esigenze dei Viaggiatori e in particolare il Trael Manager si metterà al servizio de “La Voce del Viaggiatore” Ó, progettando un Travel Program tenga conto delle esigenze dei Viaggiatori per offrire la migliore Traveller’s Experience (TX) possibile. Un programma centrato sul Viaggiatore avrà come risultato dei Viaggiatori felici e i Viaggiatori felici diventeranno dei Dipendenti soddisfatti.
• predisporre la tecnologia appropriata a supporto del Travel Program per assicurarne l’efficienza e prevenire la perdita di produttività, lo spreco di tempo e la perdita di risorse nei mille rivoli dell’organizzazione.
• gestire la governance del programma di viaggio. La governance è un termine ampio che comprende tutti gli strumenti e le attività che garantiscono il livello desiderato di controllo del programma. Nel dettaglio, stabilirà i KPI corretti per misurarne l’efficacia e l’efficienza. Metterà in atto le migliori attività operative (che tipo di relazioni sui viaggi di lavoro hanno bisogno dell’organizzazione, come puoi mantenere l’allineamento tra gli stakeholder, che tipo di riunioni hai bisogno di organizzare periodicamente?). Renderà disponibili i rischi corretti e distribuirà risorse di gestione in modo che i viaggiatori e lo staff di supporto sappiano cosa fare in caso che accada qualcosa. Si assicurerà che tutte le persone coinvolte nei vari processi di viaggio tra di loro connessi abbiano chiarezza sul proprio ruolo, e sappiano chi è responsabile di fare cosa all’interno del programma impostando le giuste responsabilità.
Osservando la gamma di responsabilità sopra descritte che ricade sotto il cappello del Travel (& Mobility) Manager è facile capire perché sempre più viene definito “CEO del Travel Program”!
E voi quale pensate che sia il ruolo di un Travel Manager? Sarò felice di ascoltarvi!
Volete saperne di più
Questo post appartiene alla serie Anatomia di un Travel Manager:
