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Il ruolo del Travel Manager (anche nella versione più ampia di Travel & Mobility Manager) è spesso trascurato e non ancora pienamente compreso.

Anche nelle organizzazioni più grandi, che hanno già iniziato a gestire i loro Viaggi d’affari in modo strutturato, le responsabilità del Travel Manager, le sfide che affronta, i suoi obiettivi e goals, e soprattutto quali sono i vantaggi di avere un Travel Manager oggetto di pura speculazione.

La frequente sovrapposizione di responsabilità con altri dipartimenti o funzioni causa relazioni molto difficili e processi lunghi e poco chiari. La comunicazione sul Travel Program non è sempre chiara e completa, il che porta a incomprensioni con il viaggiatore, che lo allontanano dal programma e all’aumento del livello di stress dell’organizzazione (Io posso trovare tariffe migliori! si sente ripetere il Travel Manager).

Il viaggiatore è sempre più “esperto” dal momento che come consumatore è abituato a comprare servizi di viaggio online.  Sceglie quindi consapevolmente di non rispettare la Policy se questo gli consente di aumentare la sua soddisfazione personale, non cosciente delle profonde implicazioni, anche per la sua sicurezza, di questo comportamento

Nel frattempo, il Travel Manager cerca di mediare tutti gli interessi e ottenere il meglio per l’azienda. 

Il ruolo di Travel Manager è fondamentale in qualsiasi organizzazione che voglia gestire con successo il proprio Travel Program.

Nonostante ciò, in alcune situazioni, ha difficoltà  ad essere ascoltato dal Top Management e a far riconoscere il suo ruolo.

I vantaggi di avere un Travel Manager e le problematiche che un’organizzazione potrebbe affrontare quando non ne ha uno non sempre sono pienamente apprezzati.

Quindi, spero di fare chiarezza su chi sia il Travel Manager, quali sono le attività chiave che svolge con il risultato di un Travel Program efficiente e efficace e di Viaggiatori felici.

Nelle ultime settimane ho condiviso il mio punto di vista su Chi sia il Travel Manager, e su quali sono le sue responsabilità e compiti (Cosa).

Questa settimana, esplorerò le competenze richieste dal Travel Manager (Come), in quali organizzazioni puoi trovarlo (Dove). Alla fine, evidenzierò i vantaggi di avere un Travel Manager nella tua organizzazione (Perché).

Siete pronti?

Come

Le skills del Travel Manager

Il Travel (& Mobility) Manager che naviga nel turbolento mondo moderno deve sviluppare nuove competenze che servono a raggiungere gli obiettivi di qualsiasi Travel Program

  • Empatia e ascolto attivo

Si tratta di due nuove competenze chiave, ma che ritengo fondamentali per garantire che il programma possa raggiungere l’obiettivo di Traveller’s experience superiore.

Attraverso l’empatia e l’ascolto attivo, il Travel Manager sarà in grado di guardare oltre la superficie e di indagare le motivazioni e le esigenze più profonde del viaggiatore. La “Voice of the Traveller “Ósarà in grado di emergere e potrà essere portata all’attenzione dei decisori ai vertici di qualsiasi organizzazione. Ascoltare la “Voice of the Traveller” è il punto di partenza per la progettazione di una Travel Policy  che sia al servizio degli obiettivi di business e che le persone seguiranno in quanto soddisfa pienamente il viaggiatore e risolve i suoi problemi. 

  • Project Management & Change Management

Si tratta di due competenze generali che sono cresciute in importanza mano mano che la complessità dei progetti relativi al Business Travel è cresciuta. La capacità di avviare e gestire progetti che coinvolgono molti dipartimenti e che coinvolgono diversi stakeholder e di implementarli avendo in mente come sono colpiti gli individui e quindi impostando il framework di cambiamento più appropriato sono essenziali per ottenere buoni risultati

  • Competenze finanziarie

La capacità di parlare la lingua dei numeri è la chiave per garantire che le decisioni siano prese nel modo più corretto possibile. Capire cosa è importante e come misurare il successo in termini finanziari è un’altra competenza fondamentale di un Travel Manager

  • Gestione dei dati

Questa è un’altra nuova competenza dettata dalla crescita senza precedenti delle informazioni disponibili. La capacità di leggere la massa di informazioni, di creare connessioni per avere una visione completa delle caratteristiche del Travel Program sta diventando sempre più importante per garantire che il programma raggiunga i suoi risultati. La possibilità di sfruttare questa conoscenza aprirà la strada verso un programma di viaggio di successo. La prossima frontiera? La gestione dei dati acquisiti durante il viaggio!

  • Conoscenza del mercato, capacità di negoziazione e competenza in materia di acquisti 

Queste appartengono alla più tradizionale gamma di competenze che un Travel (& Mobility) Manager deve avere, ma sono rilevanti per garantire che le basi del programma siano corrette e in linea con le migliori pratiche del settore

Dove si trova un Travel Manager?

Dove

Tutte le organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore, dovrebbero avere un Travel Manager. In programmi di dimensioni minori, il ruolo non potrà probabilmente essere “a tempo pieno” e la stessa persona avrà più di un ruolo. Ma per il bene del programma, è fondamentale che questo ruolo chiave, il catalizzatore del Travel Program sia pianificato e riconosciuto come un fattore chiave per i risultati dell’azienda.

Da un punto di vista organizzativo, è importante scegliere la giusta posizione nell’organizzazione in base agli obiettivi che l’organizzazione stessa vuole raggiungere con il suo Travel Program. In effetti, il posto giusto per il Travel Manager influenzerà in qualche modo il focus della sua attività. Un Travel Manager all’interno delle Risorse Umane sarà probabilmente più attento alla soddisfazione e all’impegno delle persone, un Travel Manager all’interno degli Acquisti sarà probabilmente più focalizzato sul sourcing e così via. Non esiste una struttura organizzativa “perfetta”: è bene quindi scegliere la posizione del Travel Manager nell’organizzazione in base agli obiettivi, ai risultati desiderati e alle risorse necessarie.

Perché le aziende hanno bisogno di un Travel Manager?

Perché

Spero che a questo punto sia abbastanza chiaro il motivo per cui è necessario un Travel (& Mobility) Manager

  • Efficienza e produttività

Prima di tutto, il Travel Manager serve per garantire che il Travel Program nel suo complesso  globale produca i suoi risultati in maniera efficiente e produttiva. Processi confusi e intrecciati, policy inadeguate, strumenti inappropriati non sono solo una perdita di tempo per tutte le persone coinvolte, ma sono anche una fonte di frustrazione e in alcune situazioni possono impedire alle persone di svolgere effettivamente i loro compiti.

I Viaggi d’affari  generano benefici per il business, ma se non sono strutturati correttamente rischiano di diventare un peso. Ascolto spesso storie di viaggiatori che affermano che se avessero seguito la politica, sarebbero arrivati ​​a destinazione dopo che l’incontro / evento era programmato. In questo caso, una policy severa e inadeguata ha impedito a una persona di svolgere il suo dovere!

  • Viaggiatori felici / impiegati felici

Un buon Travel Program progettato attorno ai bisogni dei viaggiatori per offrire la migliore Traveller’s Experience produrrà viaggiatori felici e  viaggiatori felici saranno anche dipendenti felici.

Vorrei sottolineare che garantire un’ottima Traveller’s è più che arricchire il programma con qualche “premio”. La Traveller’s experience comincia mettendo il Viaggiatore  e le sue motivazioni al centro del Travel Program. E inizia riconoscendo le differenze, a volte molto rilevanti, tra i diversi gruppi di persone guidati da obiettivi e desideri personali molto diversi.

Creare un Travel Program incentrato sui viaggiatori non è solo dare di più a tutti, ma consiste nel capire è significativo e importante per i viaggiatori.

Così facendo, sarà possibile creare un Travel Program che le persone possono e vogliono seguire, aumentando così l’efficacia complessiva del programma stesso.

Oltre a ciò, l’importanza di un buon Travel Program, come fattore per attrarre e fidelizzare i dipendenti, sta crescendo insieme alla presenza più forte delle giovani generazioni nel mondo del lavoro. E considerando quanto viaggio per lavoro influisce sulla vita personale dei viaggiatori, avere un Travel Program che bilancia le esigenze dei viaggiatori con quelle dell’azienda diventerà un elemento chiave per qualsiasi organizzazione che persegua l’obiettivo di migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e che miri ad un eccellente Employee Experience.

La centralità del viaggiatore, la Traveller’s Experience e la conseguente Employee Experience saranno le nuove parole d’ordine e un Travel Manager potrà assicurare che questi obiettivi vengano raggiunti. 

  • Controllo dei costi e risparmio

Dai due elementi precedenti deriva direttamente il terzo: controllo dei costi e risparmio.

Processi e strumenti efficienti ed efficaci associati a un approccio centrato sui viaggiatori sono alla base del raggiungimento del livello desiderato di controllo dei costi.

E ‘importante che nessuna risorsa rimanga sul tavolo a causa di processi di viaggio inefficienti. Ed è fondamentale che il processo sia reso il più semplice possibile per ridurre gli sprechi. Il denaro risparmiato con l’impostazione e la manutenzione corrette del Travel Program può essere utilizzato in altre aree del business.

D’altro canto, con la creazione di un Travel Program centrato sui viaggiatori, l’organizzazione getterà le basi per una policy e processi che i viaggiatori effettivamente seguono e rispettano. Così facendo, aumenteranno i livelli di compliance del programma, aumenterà la visibilità sui costi e il controllo sul livello dei costi sarà una naturale conseguenza.  E tutti sappiamo come, al giorno d’oggi, il controllo dei costi sia sempre più legato ai comportamenti virtuosi del viaggiatore che alla pura negoziazione.

Alla fine hai bisogno di un Travel Manager per assicurarti che le tue persone e la tua azienda possano dedicarsi al loro compito più importante: il tuo core business.

E voi quale pensate che sia il ruolo di un Travel Manager? Sarò felice di ascoltarvi!


Volete saperne di più

Questo post appartiene alla serie Anatomia di un Travel Manager: 

Anatomia di un Travel Manager – 1a Parte

Anatomia di un Travel Manager – 2a Parte

 

Anatomia di un travel manager-infografica

La gestione di un Travel Programme può essere un'attività impegnativa. Tanti aspetti da considerare, tante opinioni diverse da tenere in considerazione! E i tuoi colleghi, quelli che effettivamente viaggiano, potrebbero non sempre comprendere appieno la complessità di un semplice viaggio d'affari e come la tua piena attenzione sia focalizzata nel rendere il viaggio la migliore esperienza possibile per loro!

"Anatomia di un Travel Manager" può esserti di aiuto nella tua attività quotidiana.

Scarica l'infografica completa e nei prossimi giorni riceverai alcuni suggerimenti per aiutarti nel tuo lavoro e per sviluppare ulteriormente il tuo ruolo di Travel Manager.

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